Hoàng Trần mách bạn 10 điều tối kỵ trong ngành tổ chức sự kiện và cách khắc phục (Phần 2)


Kết thúc của loạt bài này cũng là lúc bạn có thêm những kiến thức hữu ích cũng như tăng cảm giác xử lí tình huống trong những lúc “khó đỡ” không thể tránh khỏi của ngành tổ chức sự kiện.
Quý khách hàng thân mến, ở phần trước của loạt bài này Hoàng Trần - đơn vị chuyên cho thuê thiết bị sự kiện đã chia sẻ đến bạn 5 điểm tối kỵ cần tránh trong ngành tổ chức sự kiện kèm theo cách khắc phục cơ bản nhất. Và ở phần cuối của loạt bài này, chúng tôi sẽ chia sẻ những điểm còn lại. Hi vọng kết thúc của loạt bài này cũng là lúc bạn có thêm những kiến thức hữu ích cũng như tăng cảm giác xử lí tình huống trong những lúc “khó đỡ” không thể tránh khỏi của ngành tổ chức sự kiện.


Hoàng Trần là đơn vị chuyên cho thuê thiết bị sự kiện trên toàn quốc

1. Tình trạng căng thẳng dưới áp lực ngành liên tục dẫn đến sự quá tải và kiệt sức
Một sự thật rằng ngành tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề nhiều áp lực nhất trên thế giới vì nó đòi hỏi sự tận tụy, tỉ mỉ và cường độ làm việc cao để có thể đặt mọi việc dưới tầm kiểm soát. Một chút căng thẳng và áp lực đôi khi có thể tốt về hiệu suất để tăng adrenaline trong lúc làm việc nhưng quá nhiều căng thẳng trong một thời gian lâu dài có thể gây tổn hại cho tinh thần của bạn.

Không ít các nhà tổ chức sự kiện không ngại ngần bỏ ra hàng giờ làm việc liên tục cho sự kiện của mình. Nhưng nếu bạn gồng mình làm việc hơn 10 giờ một ngày, hơn 80 giờ một tuần thì đây là lúc bạn cần phải suy nghĩ lại để tránh bị kiệt sức và tổn hại lâu dài cho sức khỏe của bạn và nhân viên công ty. Sau một ngày dài sự kiện khó khăn, một khởi đầu sớm hoặc kết thúc muộn, hãy quan tâm đến sức khoẻ và thật sự thận trọng khi đang làm việc, chạy sự kiện, điều khiển máy móc hoặc lái xe trong tình trạng mệt mỏi. Điều này có thể gây nguy hiểm cho bạn, nhân viên và cả sự kiện của bạn.



Đừng vì nghĩ mình hãy còn cố gắng được mà sẽ vô tình gây nguy hiểm cho bản thân hoặc người khác. Hãy đặt chỗ nghỉ thêm một đêm trong những chuyến công tác xa, hãy dừng chân và nghỉ ngơi nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về sự tỉnh táo và khả năng hoạt động của bản thân một cách an toàn. Tất nhiên, việc nói dễ luôn hơn làm nhưng cố gắng đạt được một số cân bằng cuộc sống và công việc sẽ giúp chúng ta giảm bớt căng thẳng và áp lực trong ngành này.

Vì một khi bạn gục ngã thì trái đất vẫn quay, cuộc sống vẫn tiếp tục, những sự kiện vẫn diễn ra - chỉ có bạn và công ty là phải dừng bước trên hành trình khắc nghiệt này.
2. Gặp sự cố và tai nạn trong quá trình tác nghiệp
Không có số liệu chính xác nào có sẵn cho số lượng thương tích hay tử vong do người lao động trên các trang web thống kê sự kiện, vì các con số thường được liệt kê dưới sự cố tại các công trường xây dựng. Tuy nhiên có nhiều hơn những trường hợp bi thảm tại các địa điểm lễ hội, đặc biệt trong quá trình xây dựng và tháo dỡ khi máy móc thường được sử dụng. Các sự cố chết người cũng thường xuyên được báo cáo tại các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện với số lượng người tham gia lớn.

Bạn không bao giờ mong muốn phải đối mặt với sự cố và các tai nạn nhưng với số lượng người tham gia lớn thì chuyện gì cũng có thể xảy ra. Chúng ta bắt buộc có nhiệm vụ để giữ cho công nhân, nhà cung cấp và người tham dự luôn an toàn. Từ việc tuân thủ các quy định an toàn trong dàn dựng và thi công sự kiện, đến giảm thiểu tử vong do ma túy tại các lễ hội thông qua việc sử dụng các nhà cung cấp có uy tín và đảm bảo các quy trình an toàn và sức khỏe được tôn trọng và nghiêm ngặt.
Kinh nghiệm của Hoàng Trần -
đơn vị chuyên tổ chức và cho thuê thiết bị sự kiện trong trường hợp này là hãy phân công tỉ mỉ cụ thể từng đầu việc cho những cá nhân có khả năng quản lí, tầm nhìn bao quát và sở hữu kĩ năng xử lí tình huống nhanh nhạy để sẵn sàng đối phó một khi sự cố bất ngờ xảy ra. Bí quyết là gì? Tin tưởng, bình tĩnh, sẵn sàng cho tình huống xấu nhất và luôn chuẩn bị sẵn ”backup plan” trong đầu bạn.



3. Mèo khen mèo dài đuôi và tình trạng khách mời ảo
Theo kinh nghiệm của Hoàng Trần thì một trong những khó khăn thường xảy ra nhất là những khách mời đã nhận thư mời và xác nhận tham dự, những khán giả có “confirm” sẽ tham dự nhưng sau đó không bao giờ xuất hiện tại sự kiện. Việc này gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng sự kiện diễn ra, nó có thể dẫn đến sự thất vọng của khách hàng khi nhìn thấy những chỗ trống trong khán phòng hoặc những bức ảnh báo cáo “không có khán giả”. Việc này mang đến sự sự lãng phí tiền bạc, thực phẩm, đồ uống và các mặt hàng liên quan khác trong thời điểm chi phí tổ chức sự kiện đang tăng cao.

Trong cái khó ló cái khôn, chính điều này đã làm các nhà tổ chức sự kiện nảy ra ý tưởng sử dụng các khách mời “giả” và khán giả “ảo” đến các sự kiện được tổ chức nhằm mục đích lắp đầy khán phòng và có hình ảnh báo cáo đạt chất lượng. Tuy vậy lợi bất cập hại, việc làm này không mang đến hiệu quả cho truyền thông và tiếp cận các đối tượng khách hàng tiềm năng.

Vì ngoài việc né tránh không dám đối mặt với sự thất bại trong công tác truyền thông của sự kiện mà còn là sự không trung thực đối với các thương hiệu, với khách tham dự và với chính cái tâm của người làm nghề.


Tình trạng khách hàng ảo vẫn luôn là thực trạng đau đáu của ngành tổ chức sự kiện

Mặc dù không có giải pháp hoàn hảo đưa ra cho vấn đề này, bạn cần phải thực hiện công tác truyền thông thật nhiều đến các đối tượng mục tiêu về một sự kiện thật độc đáo và đúng nhu cầu của khách mời để kích thích nhu cầu tham gia sự kiện của họ. Hãy chăm sóc từng khách mời và khán giả như khách hàng của bạn bằng các công cụ CRM như : eMail marketing, SMS marketing… để đảm bảo họ sẽ đến tham dự sự kiện.
4. Họa vô đơn chí hay là các yếu tố bất khả kháng
Khi tổ chức sự kiện thì các yếu tố về luật pháp, chính trị, văn hoá và con người tại mỗi địa phương có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện diễn ra. Thời gian gần đây, việc những yếu tố luật định đã làm cho một số sự kiện bị hoãn hay bị huỷ bỏ trong khi đã tiến đến gần giai đoạn thực hiện hoặc sắp diễn ra. Điều này thực sự gây ra nhiều khó khăn cho công ty tổ chức sự kiện, tổn thất về tài chính cho khách hàng và sự hụt hẫng cho khán giả mong chờ sự kiện diễn ra.

Chính vì vậy chúng ta - những người làm công tác tổ chức sự kiện hãy tuân theo các luật định liên quan đến giấy phép tổ chức chương trình, các yếu tố văn hoá thuần phong mỹ tục, các quy định về bản quyền, tác quyền, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh thực phẩm …. Và hàng loạt các yếu tố khác để đảm bảo lộ trình sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.
5. Cho rằng tổ chức sự kiện là công cụ toàn năng
Một sự thật rằng tổ chức sự kiện chỉ là một phần của thứ gọi là Marketing. Không ít doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để đạt được hiệu quả truyền thông thực sự thì bạn cũng cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và tổ chức sự kiện sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing cho thương hiệu nhãn hàng.


Hoàng Trần đã từng tổ chức sự kiện cho nhiều nhãn hàng tiếng tăm trên toàn quốc

Quý khách hàng thân mến, loạt bài 10 điều tối kỵ nên tránh trong ngành tổ chức sự kiện đã kết thúc, Hoàng Trần hi vọng sau khi đọc bạn sẽ có thêm không ít thì cũng một vài kinh nghiệm hữu dụng có thể dùng cho mai sau.

Là đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện như Laptop, cho thuê thiết bị sự kiện như smartphone số lượng lớn, bộ đàm, loa phóng thanh, loa di động, loa trợ giảng, bộ matrix Kramer 4x4, thiết bị DscanCue present, những năm qua công ty Hoàng Trần luôn cố gắng phát huy thế mạnh bản thân, đồng thời đúc rút kinh nghiệm từ nhiều sự kiện, case study đã từng tổ chức.
Hoàng Trần có đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm, tận tình và chu đáo
Hệ thống thiết bị sự kiện cấu hình cao, cho thuê chất lượng tốt, hiệu quả
Đội ngũ nhân viên lắp ráp chuyên nghiệp, nhanh chóng, lịch sự, sẵn sàng cài đặt và ứng dụng free 100% cho khách hàng
Giá cả cho thuê cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay
Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, thuê iPad/ Laptop, thuê màn hình ghép, thuê thiết bị âm thanh sân khấu, cho thuê tivi LCD, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê máy chiếu giá rẻ/ tổ chức sự kiện… vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

- Email : hoangtran@hoangtran.vn
- Di động : 0932 083 238 - 0932 085 238
- Fanpage : facebook.com/thuemanhinhcamung


Bài viết khác cùng Box :